顧客管理ソフトは、デスクトップにインストールするタイプと、クラウドのネットワーク前提のものとがあります。また、PC・スマフォ利用を前提にするものと、スマフォのみの利用とあります。スマフォのみの場合は、文章の入力が難しいため、文章の入力が多いなら選択肢からはずした方が良いでしょう。PCならその問題は解決します。
スマフォ利用の場合なら、外出先から情報を見たい・更新したい、というニーズのためになります。その場合、クラウドでなくても、PCの遠隔操作で事務所のPCを操作することができますから、それで充分な場合も多いでしょう。PCの遠隔操作は、最近では、GoogleやMicrosoftが無料のアプリをiPhoneなどに提供していますから、簡単な設定で利用可能になります。
オンプレミスの場合、VPNなどを利用すれば、外出先からでも社内の同じネットワークに入ることが出来るため、社外からでも社内ネットワークの情報にアクセスできます。
社内でデータを共有するには、サーバーを必要となる場合もあります。サーバーを利用すると、メリットも大きいのですが、管理の手間もかかります。従って、クラウドを利用するというのも有りですが、価格は意外と高くつく場合もあります。また、クラウドでは、データの流出も気がかりです。
何が良いのか、総合的に考える必要があります。